Evaluación de flujo de trabajo y productividad para la oficina médica

Identificar oportunidades para mejorar en el consultorio médico

El flujo de trabajo y la productividad son esenciales para el éxito de la oficina médica. Un flujo de trabajo optimizado mejorará naturalmente la productividad de los empleados. Una oficina médica sin formas eficientes de realizar las tareas laborales necesarias no puede realizarlas de manera efectiva.

Un manual de políticas y procedimientos detallado y bien desarrollado que sea fácilmente accesible para el personal de la oficina médica puede fortalecer enormemente a todo el equipo .

Su política debe incluir un programa de educación continua para garantizar que todos los empleados estén actualizados sobre las políticas de la oficina, el cumplimiento y los requisitos específicos del trabajo.

Personal de recepción y flujo de trabajo

El éxito de la Oficina Médica depende en gran medida de lo bien que se desempeña el personal de front-end.

1. Precisión de registro : el ciclo de una cuenta de paciente se origina con la entrada inicial de información demográfica del paciente que incluye datos demográficos del paciente e información del seguro. La información no válida puede retrasar el pago.
2. Programar Eficiencia : ¿Su consultorio médico tiene una alta tasa de no presentación? Una forma de reducir las ausencias es mediante el uso de la programación en línea del paciente . Los pacientes pueden administrar, programar o reprogramar sus propias citas, lo que hace menos probable la ausencia.
3. Satisfacción del paciente : Proporcionar atención de alta calidad y un excelente servicio al cliente mejorará la satisfacción del paciente, evitando la pérdida de ingresos para la oficina médica.

Documentación y Codificación

Una evaluación de la documentación y la codificación garantiza que cada gráfico de pacientes sea preciso, completo y cumpla con los estándares de codificación. La documentación y la codificación adecuadas son esenciales para la captura precisa de los cargos, la facturación y recaudación efectivas, y la gestión de denegaciones.

1. ¿Sigues usando el viejo sistema de gráficos en papel? Cambiar a un registro de salud electrónico (EHR) puede mejorar la precisión y reducir los costos.
2. La asignación adecuada del nivel de servicio de emergencia y gestión (E / M) al diagnóstico correlativo o los códigos ICD-9 es importante para el cumplimiento del reembolso y la codificación .
3. No permita que la transcripción y los registros de registros médicos afecten el ciclo de facturación. Establezca el plazo para la finalización en un mínimo de tres a cinco días.

Facturación y colecciones

Las mejores prácticas de facturación y cobranza muestran cuatro formas de administrar el flujo de trabajo para un reembolso máximo.

1. Trabaje todas las cuentas de cuentas por cobrar desde dólares altos a dólares bajos. Esto da como resultado días AR más bajos, lo que significa que su consultorio médico está recolectando más dinero en un período de tiempo más corto.
2. Al menos el 90 por ciento de las reclamaciones de consultorios médicos deben facturarse electrónicamente. Los reclamos electrónicos generalmente se procesan dentro de siete a 10 días. Las reclamaciones en papel pueden demorar 30 días o más.
3. Use herramientas basadas en la web para verificar el estado de la reclamación. Esto puede demorar de dos a tres minutos en comparación con los 20-30 minutos en espera con una compañía de seguros.
4. Identifique las causas de denegaciones y pagos insuficientes a fin de evitar futuras pérdidas o demoras en los ingresos. Esto también significa asegurarse de que las denegaciones se resuelvan de manera oportuna.

Preguntas sobre flujo de trabajo misceláneo

1. ¿Las tareas han sido claramente definidas por la responsabilidad del trabajo?
2. ¿Cómo hará la transición de registros en papel a EMR (registro médico electrónico)?
3. ¿Tiene un plan de capacitación y desarrollo continuo para todos los empleados?
4. ¿Se han identificado todas las áreas de trabajo para mejorar el éxito del flujo de trabajo?
5. ¿Ha evaluado el diseño de la oficina y las áreas del paciente?
6. ¿Tiene el HIT más actual y actualizado (tecnología de información de salud)?

Consejo # 1: Desarrollar una política de colecciones iniciales ganadoras

Una parte importante del ciclo de ingresos son las recaudaciones iniciales, que reducen el número de cuentas de pacientes que terminan en estado de deuda incobrable o cobros. Es más fácil de cobrar a los pacientes antes de que se presten los servicios que 60 días después de que el seguro finalmente haya pagado.

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Consejo # 2: Asegure la Codificación Médica Exacta

La codificación médica es un factor importante para obtener el reembolso del seguro y mantener los registros del paciente. La codificación de los reclamos le permite al pagador del seguro conocer la enfermedad o lesión del paciente y el método de tratamiento.

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Consejo # 3: Usar auditorías de gráficos para reducir los errores de facturación

El ritmo acelerado de la oficina médica es el entorno ideal para los errores de facturación. Al realizar auditorías de gráficos regularmente, verá qué errores son más comunes y desarrollará políticas, sistemas y capacitación para reducirlos.

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Analice su flujo de paciente

Determinar cómo se mueven sus pacientes a lo largo de su consultorio médico debe ser una de las primeras áreas en ser evaluadas.

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