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Programación apropiada de citas de pacientesPuede ser un desafío crear un equilibrio entre ver suficientes pacientes para satisfacer las necesidades financieras de la práctica, pero aún así ofrecer un alto nivel de atención al paciente de calidad . Tenga esto en cuenta:
- Los pacientes no deberían tener que esperar más de 15 minutos para su cita programada.
- Teniendo en cuenta cuán impredecible puede ser la atención de la salud, es comprensible que haya momentos en que los pacientes tendrán una espera más larga.
- Los tipos de visitas de los pacientes varían según la especialidad de la práctica, el diagnóstico del paciente y los procedimientos que se realizan durante la visita. Esto significa que se debe asignar un requisito de tiempo diferente a cada tipo de visita.
- El número de visitas diarias al paciente debería poder cubrir los gastos de la oficina y, por supuesto, obtener un beneficio.
- Al desarrollar el diseño o la estructura de su sistema de programación de pacientes, es importante considerar cualquier posible evento que pueda causar interrupciones al flujo del paciente.
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Reducir las interrupciones en el flujo del paciente- Llegadas tardías: para ayudar a resolver este problema, establezca algunas restricciones sobre qué tan tarde puede estar un paciente sin tener que volver a programarlo, permita que un paciente que llegue temprano a su cita se traslade al horario del último paciente y programe crónicamente a los pacientes tardíos hacia el final del El dia.
- No se presenta: hay tres formas de evitar citas perdidas.
- Recordatorio llama a los pacientes 24 - 48 horas antes de su hora de cita programada.
- Una forma de reducir las ausencias es mediante el uso de la programación en línea del paciente. Los pacientes pueden administrar, programar o reprogramar sus propias citas, lo que hace que las ausencias no sean menos probables.
- Facturar a los pacientes una tarifa de no presentación por citas perdidas. Las tarifas de no presentación no solo compensan parte de los ingresos perdidos, sino que también les enseñan a sus pacientes a avisar si van a cancelar su cita. Esto también permite la oportunidad de reprogramar la cita mientras el paciente está hablando por teléfono.
- Walk-ins : revise las tendencias cuando el consultorio médico tiende a ver más visitas sin cita, como los lunes o durante la temporada de gripe y hacer ajustes en consecuencia.
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Comunicación abierta con pacientes- Notificar a los pacientes cuando las citas se están ejecutando tarde
- Enseñe al personal del consultorio médico a responder preguntas de pacientes no clínicos
- Desarrollar y distribuir encuestas de satisfacción del paciente
- Comuníquese por escrito cuando corresponda. Cualquier forma fácil y efectiva de asegurarse de que sus pacientes reciban información importante para su cuidado es darles folletos como información básica sobre la práctica médica, una lista de elementos para llevar en cada visita , política de pago y aviso de prácticas de privacidad.
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Comunicación telefónica y electrónicaTeléfono
Como uno de los medios de comunicación más utilizados, la comunicación telefónica no debe tomarse a la ligera. A menudo es la primera interacción que un consultorio médico tiene con un paciente. Aquí hay algunos consejos básicos que puede ofrecer a su personal de la oficina médica para mejorar la etiqueta telefónica.
- Escucha activa
- Buenas maneras de teléfono - profesional y cortés
- Mantener confidencialidad
- Siempre agradecerles por llamar
- Nunca cuelgues primero
- Al tomar mensajes, obtenga la mayor cantidad de información posible
- Mantenga la calma y la cortesía, incluso cuando un paciente sea grosero con usted
Electrónico
El mismo profesionalismo que usaría en el teléfono, correspondencia por correo o cara a cara también debería expresarse en un correo electrónico. Recuerde siempre que el correo electrónico es una forma de comunicación y la única forma de que el receptor lo interprete es lo único que importa.
- Asegúrese de que el correo electrónico sea la forma de comunicación adecuada para su mensaje en lugar de una llamada telefónica o una reunión. Tenga en cuenta que el contenido debe reflejar la imagen y el nivel de profesionalidad que se espera de su consultorio médico.
- Use la gramática, la puntuación y la ortografía adecuadas. Además, asegúrese de mantener el mensaje conciso y utilizar el diseño adecuado para su mensaje, lo que hace que sea más fácil de leer.
- Asegúrese de que el correo electrónico se envíe a los destinatarios correspondientes. La información en una oficina médica, especialmente relacionada con la información del paciente, debe compartirse solo sobre la base de la necesidad de conocerla.