5 Fundamentos para un seguimiento eficiente

Resultados efectivos de seguimiento de cobros en la resolución rápida de las reclamaciones de su consultorio médico. El seguimiento de reclamaciones debe comenzar tan pronto como 7 a 10 días después de que su reclamo haya sido enviado para su pago. Los esfuerzos inmediatos para que se paguen los reclamos no solo reducirán los días de sus cuentas por cobrar, sino que también aumentarán el flujo de efectivo.

Una dotación de personal adecuada con una adecuada capacitación en cobros proporcionará el resultado deseado en su fase de cobros del ciclo de ingresos. El personal de la oficina médica debe conocer los pasos fundamentales necesarios para un seguimiento eficiente de los reclamos de seguro.

1 -

Contacto inicial

Esté bien preparado. Una vez que finalmente obtenga un representante de seguros por teléfono, desea tener toda la información que posiblemente necesite a su disposición. Investigue la cuenta a fondo para hacer las preguntas correctas. Tener la identificación fiscal y la NPI del establecimiento además del nombre del asegurado, fecha de nacimiento, número de póliza, fecha de servicio, etc.

Asegúrese de obtener la información de los representantes de seguros. El nombre, el número de extensión (algunas empresas usan un número de identificación de empleado) y antes de colgar, asegúrese de obtener un número de referencia de llamada.

Intente obtener esta información al principio de la conversación en caso de que se desconecte "accidentalmente". Esto le permitirá proporcionar retroalimentación a la aseguradora cuando vuelva a llamar y por su propia documentación.

2 -

Hacer muchas preguntas

Su objetivo es averiguar cuándo debe esperar recibir el pago. Si han transcurrido más de 30 días desde la fecha de facturación y todavía no ha recibido una respuesta, el representante del seguro debe explicar el motivo del retraso en el pago. Asegúrese de hacer suficientes preguntas sobre las preguntas correctas.

• ¿Cuál es el estado del reclamo?
• ¿Cuándo se programa el pago de la reclamación?
• ¿Dónde en el proceso de pago está el reclamo?
• ¿Cuál es el monto del pago?
• ¿Cuál es el número de cheque?
• ¿Por qué el reclamo demora tanto en procesarse?
• ¿Por qué el reclamo está pendiente o en revisión?
• ¿Dónde debo enviar registros médicos?
• ¿Con quién puedo hablar para que este reclamo se pague más rápido?
• ¿Por qué el reclamo no se paga según el contrato?

3 -

Ser asertivo

No tema desafiar a los representantes de seguros. La mayoría de las compañías de seguros usan tácticas de bloqueo para retrasar el pago. Si está discutiendo un reclamo con un representante de seguros, no permita que se salgan con la suya dando información falsa. Si se niegan a darle una razón válida de por qué su reclamo se está deteniendo, pida hablar con alguien de autoridad, como un supervisor.

Mientras tiene al representante de seguros discutiendo el reclamo, averigüe si puede haber otros artículos faltantes o no válidos que puedan retrasar el reclamo del pago inmediato. Si desarrolla una buena relación con al menos un representante de seguros para cada proveedor, puede convencerlos de que le brinden más detalles sobre el reclamo que de costumbre.

4 -

Tomar medidas apropiadas

Ahora que ha descubierto el estado de su reclamo, puede tomar las medidas adecuadas para acelerar el proceso de pago. Cualquiera que sea la acción que tome, dependerá de cuál de las tácticas de bloqueo más comunes haya utilizado la compañía de seguros para retrasar el pago.

Gerente / Supervisores: asegúrese de que exista una política para que sus empleados sepan cómo resolver rápidamente cualquiera de los siguientes:

• Sin reclamo en el archivo
• Registros médicos necesarios para una revisión posterior
• Necesita información de seguro primario de COB
• Información necesaria del miembro / suscriptor
• Autorización previa no archivada
• Remisión no archivada
• Información sobre reclamo faltante o inválida
• Necesita información preexistente del médico de atención primaria
• Sin necesidad médica
• Detalles de accidentes requeridos

5 -

Involucrar al paciente

Esto debería ser un último recurso, pero puede ser necesario.

Hay algunas maneras de manejar este paso.

1. Envíale al paciente una factura . Los pacientes generalmente responden especialmente si esperan pagar poco o nada por su visita. Ellos lo llamarán a usted o a la compañía de seguros. Cualquiera de los dos es bueno.
2. Póngase en contacto con el paciente por teléfono. Use esta llamada para obtener la ayuda del paciente para que se pague el reclamo. Pon al paciente de tu lado. No quieren ser responsables de la factura, para eso pagan las primas de seguro.
3. Iniciar una llamada de conferencia . Si puede llamar al paciente por teléfono, intente concertar una llamada de conferencia para que pueda ser testigo de lo que se debata entre el paciente y la aseguradora.