Comprender el alcance de las cuentas por cobrar
El objetivo general de la administración de cuentas por cobrar es lograr el período de cobro más corto posible. Las cuentas por cobrar, también conocidas como cuentas de pacientes, se refieren a ingresos generados pero aún no cobrados. Para garantizar que el flujo de efectivo sea suficiente para una gestión eficaz, la oficina médica tiene la responsabilidad de maximizar su potencial de ingresos.
La administración de cuentas por cobrar (AR) involucra a casi todas las áreas de la oficina médica.
El manejo exitoso de las cuentas por cobrar requiere una comprensión completa de cómo cada área o departamento se relaciona e influye en el ciclo de ingresos y el período de recaudación de AR. Exploremos cada una de las ocho áreas clave.
1. Conceptos legales
Los conceptos legales incluyen comprender y seguir las regulaciones estatales y federales. El área que siempre ha sido de mayor preocupación es el fraude y el abuso, especialmente con respecto a Medicare, Medicaid y otros programas financiados por el gobierno federal.
El fraude se refiere a la facturación intencional y deliberada de reclamos médicos en un intento de defraudar a cualquier programa financiado con fondos federales. Las formas más comunes de fraude y abuso incluyen la facturación de equipos que nunca se proporcionaron, la facturación de servicios que nunca se realizaron, los cargos de codificación ascendente para recibir una tasa de reembolso más alta y los cargos de desagregación.
La Oficina del Inspector General (OIG) ha diseñado y emitido alertas especiales de fraude a la comunidad de proveedores de servicios de salud.
Estas alertas tenían la intención de publicitar las tendencias nacionales de fraude al público en general. También es una forma de proporcionar información y conocimiento sobre prácticas fraudulentas dentro de la industria y abordar infracciones específicas de la Ley contra el colapso de Medicare y Medicaid.
2. Negociación de contrato
La negociación del contrato implica desarrollar una relación financiera con las organizaciones de atención administrada.
Las organizaciones de atención administrada representan hasta el 50 por ciento de los ingresos netos de la mayoría de las oficinas médicas.
La negociación de contratos de atención administrada requiere un conocimiento exhaustivo del proceso de contratación. Esto incluye las tasas de reembolso, las fechas de vigencia y terminación, las pautas de presentación de reclamos, los términos de pago y otras disposiciones contractuales.
Cada estrategia de negociación de contrato de consultorio médico es única y se basará en varios factores, pero estas ideas básicas deben tenerse en cuenta:
- Conozca el mercado: ¿Sabe qué porcentaje de su mercado tiene Medicare, Medicaid, Cigna, Blue Cross Blue Shield, Aetna, United HealthCare o no asegurados? Una encuesta de mercado proporciona información valiosa requerida de todas las negociaciones contractuales.
- Sea realista: comprender el entorno de atención administrada, incluidos los diversos métodos de pago, le proporcionará una base de información necesaria para adoptar un enfoque realista en la negociación.
- Contratar a un consultor: muchas organizaciones confían en los servicios de consultoría para proporcionar negociación de contratación de atención administrada debido a la naturaleza compleja de los contratos y los aspectos legales involucrados.
Se debe consultar al asesor legal sobre todas las cuestiones contractuales cuando existan considerables y diversas exposiciones ante las organizaciones o cuando los asuntos contractuales estén fuera del alcance de la experiencia del liderazgo de la oficina médica.
3. Cumplimiento
Desarrollar un programa de cumplimiento implica establecer un manual escrito que describa la política de cumplimiento y el Código de Conducta de la Oficina Médica. La mayoría de las políticas de cumplimiento de la oficina médica incluyen conceptos éticos y legales. La OIG (Oficina del Inspector General) ofrece estos siete componentes que proporcionan una base sólida para un programa de cumplimiento de la oficina médica.
- Realización de monitoreo interno y auditoría;
- Implementando estándares de cumplimiento y práctica;
- Designando un oficial de cumplimiento o contacto;
- Llevar a cabo una capacitación y educación apropiadas;
- Respondiendo adecuadamente a las ofensas detectadas y desarrollando acciones correctivas;
- Desarrollar líneas abiertas de comunicación; y
- Aplicando estándares disciplinarios a través de pautas bien publicitadas.
4. Derechos del paciente
La Oficina de Administración de Personal de EE. UU. Identifica tres objetivos principales para el desarrollo y la utilización de los Derechos del Paciente.
- Primero, fortalecer la confianza del consumidor garantizando que el sistema de salud sea justo y responda a las necesidades de los consumidores, proporcione a los consumidores mecanismos creíbles y efectivos para abordar sus inquietudes y aliente a los consumidores a tomar un papel activo para mejorar y garantizar su salud.
- Segundo, para reafirmar la importancia de una fuerte relación entre los pacientes y sus profesionales de la salud.
- En tercer lugar, para reafirmar el papel fundamental que los consumidores desempeñan en la salvaguarda de su propia salud estableciendo derechos y responsabilidades para todos los participantes en la mejora del estado de salud.
Hay ocho áreas clave relacionadas con los derechos del paciente dentro de la oficina médica.
- Información para el paciente: los pacientes tienen derecho a información precisa y de fácil comprensión sobre su plan de salud, profesionales de la salud y centros de atención médica.
- Elección de proveedores: los pacientes tienen derecho a elegir proveedores de atención médica cuando lo necesiten.
- Acceso a servicios de emergencia : los pacientes tienen derecho a recibir tratamiento médico de emergencia independientemente de su capacidad de pago.
- Consentimiento informado: los pacientes solo deben dar su consentimiento para el tratamiento médico si tienen suficiente información sobre su diagnóstico y sobre todas las opciones de tratamiento disponibles en términos que puedan comprender.
- Respeto y no discriminación: los pacientes tienen derecho a la atención considerada y respetuosa de todos los profesionales de la salud y no ser discriminados en la prestación de los servicios.
- Confidencialidad: los pacientes tienen derecho a la comunicación privada y a proteger la confidencialidad de su información identificable individualmente.
- Quejas y apelaciones: los pacientes tienen derecho a una resolución justa y eficiente de cualquier queja presentada ante el consultorio médico.
- Responsabilidades del paciente: los pacientes tienen varias responsabilidades con la oficina médica, incluida la participación activa en su plan de tratamiento, la resolución oportuna de sus obligaciones financieras y la interacción respetuosa con todo el personal.
5. Acceso del paciente
El éxito de su consultorio médico depende en gran medida del rendimiento de los servicios de Patient Access (o del personal de atención al cliente). El ciclo de una cuenta de paciente se origina con la entrada inicial de información demográfica del paciente. Crear un equipo de acceso de pacientes dinamita es un paso crucial para mejorar los esfuerzos de facturación y cobranza y aumentar el rendimiento del ciclo de ingresos.
Las razones típicas por las que la mayoría de los equipos de servicios de acceso para pacientes tienen una baja tasa de rendimiento son la falta de recursos adecuados, una capacitación inadecuada y niveles insuficientes de personal. Afortunadamente, estos se pueden resolver rápidamente y sin grandes gastos.
6. Captura de carga
La importancia de la captura de carga se debe expresar a todos los departamentos. El personal clínico debe conocer su responsabilidad ante las cuentas por cobrar mediante una documentación precisa y la captura de cargos.
La captura de cargos incluye la vinculación adecuada de los códigos médicos con los servicios y procedimientos prestados durante la visita del paciente. Cada área clínica juega un papel importante en la puntualidad de la codificación y la precisión de la facturación. Hay una gran cantidad de áreas que contribuyen a la captura de carga, que incluyen, entre otras:
- Cuidado ambulatorio
- Gestión de casos
- Cuidado crítico
- Laboratorio
- Maternidad
- Unidad Médico-Quirúrgica
- Salud mental
- Medicina Nuclear
- El manejo del dolor
- Pediátrico
- Farmacéutico
- Terapia física
- Radiología
- Cuidado de heridas
7. Gestión de información de salud
Health Information Management es el proceso de mantenimiento, almacenamiento y recuperación de la información de salud del paciente de acuerdo con los requisitos aplicables de las agencias federales, estatales y de acreditación. Hay diez responsabilidades en el marco de la gestión de información de salud.
- Codificación médica
- Transcripción médica
- Necesidad médica
- Apoyo del personal médico
- Asamblea de registros médicos
- Mantenimiento de registros médicos
- Presentación y recuperación
- Privacidad y seguridad
- Liberación de información
- Mantener la confidencialidad
8. Servicios financieros para pacientes
Patient Financial Services es el responsable final de la facturación precisa y oportuna y del cobro de cuentas por cobrar en la oficina médica.
El proceso de facturación médica requiere un conocimiento completo de los pagadores de seguros y las leyes y reglamentos de la industria de la salud. Los emisores de facturas de consultorios médicos son responsables de la presentación oportuna de reclamos médicos técnicos o profesionales a las compañías de seguros, incluidos consultorios médicos, hospitales, hogares de ancianos u otras instalaciones de atención médica.
Resultados efectivos de seguimiento de cobros en la resolución rápida de las reclamaciones de su consultorio médico. El seguimiento de reclamos debe comenzar tan pronto como de siete a 10 días después de que su reclamo haya sido enviado para su pago. Los esfuerzos inmediatos para que se paguen los reclamos no solo reducirán los días de sus cuentas por cobrar, sino que también aumentarán el flujo de efectivo.
Una dotación de personal adecuada con una adecuada capacitación en cobranzas proporcionará el resultado deseado en la fase de cobranza del ciclo de ingresos. El personal de la oficina médica debe conocer los pasos fundamentales necesarios para un seguimiento eficiente de los reclamos de seguro.
La colaboración y la cooperación de las ocho áreas son componentes integrales del éxito de la gestión de cuentas por cobrar. Aunque existen barreras inesperadas que pueden afectar el período de recopilación de RA, la función del liderazgo es identificar y ajustar estas barreras al éxito de la organización.