¿Las reuniones de su consultorio médico se alejan rápidamente del tema o parecen ser una pérdida de tiempo? Tal vez sea porque la información no está organizada adecuadamente con una agenda.
Desarrollar una agenda estándar le permite abordar temas clave en cada reunión en el orden de importancia. Esto permite que cada reunión fluya sin problemas y se mantenga en el tema con tiempo suficiente para discutir todos los temas más importantes. Aquí hay algunos puntos importantes de la agenda que lo ayudarán a organizar una reunión eficaz de la oficina médica .
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Programación del pacienteEl horario del paciente es uno de los aspectos más importantes de la oficina médica de la oficina médica. Afecta cada área de la oficina médica desde la dotación de personal hasta las finanzas.
Cuando se habla de programación de pacientes, es imperativo que se aborden las oportunidades de mejora. La agenda debe incluir:
- Cualquier problema que pueda estar causando interrupciones al flujo del paciente , como citas canceladas, llegadas tarde, ausencia o problemas de personal.
- Si su oficina tiene un objetivo de producción, informe al personal sobre lo bien que lo están haciendo o lo que necesita mejorar.
- Pídale al personal información sobre cómo piensan las cosas y aliéntelos a ofrecer sugerencias sobre cómo mejorar la programación del paciente.
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Metas financierasLa salud financiera de la oficina médica es algo que todo el personal debe conocer. Afecta a todos, lo que significa que todo el personal debe ser responsable de ayudar a la administración a alcanzar los objetivos financieros de la oficina médica.
Parte de la información básica que puede compartir con el personal de su consultorio médico puede incluir:
- Tasa de retención de pacientes : la tasa de retención de pacientes mide qué tan bien su consultorio médico puede hacer que los pacientes regresen para cumplir con su compromiso y dedicación a la salud y el bienestar. En otras palabras, determina cuántos de sus pacientes regresan. Esto indica qué tan bien se desempeña todo el personal en términos de satisfacción del paciente. Si tiene una tasa de retención baja, esta es la oportunidad de enfocarse en áreas de mejora o determinar las barreras que existen que pueden estar impidiendo que los pacientes regresen.
- Cuentas por cobrar : la información de cuentas por cobrar ayuda a analizar la salud financiera de la oficina médica. Las recolecciones de seguros, las colecciones de los pacientes y los saldos incobrables son importantes. Cada uno de los empleados contribuye de una manera u otra a las cuentas por cobrar, ya sean responsables de la captura de cargos, facturación, codificación, cobros o entrada de datos. Esto debe expresarse a todo el personal de la oficina médica, por lo que son conscientes de su responsabilidad con respecto a las cuentas por cobrar.
- Costos operativos: la disminución de los pagos de los médicos, menos pacientes y los altos costos de la tecnología pueden ser financieramente paralizantes. La mejor manera de manejar los crecientes costos operativos es monitorearlos y luego desarrollar un plan para reducir costos. Informar al personal sobre las formas en que pueden ayudar a contener los costos operativos. Recuerde estas tres palabras: reducir, reutilizar y reciclar, según corresponda.
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Artículos obligatoriosLos artículos obligatorios incluyen ciertos temas que deben abordarse en cada reunión para garantizar que su consultorio médico cumpla con las pautas estatales y federales. Estos podrían incluir:
- HIPAA : recuérdele a su personal en cada reunión sobre la importancia de evitar la divulgación de información a través de conversaciones de rutina; discutir la información del paciente en áreas de espera, pasillos o elevadores; eliminación adecuada de PHI; y el acceso a la información se limita estrictamente a los empleados cuyos trabajos requieren esa información.
- Control de infecciones : prevenir el contagio de enfermedades infecciosas es el principal objetivo del control de infecciones en el consultorio médico. El lavado de manos adecuado es la forma más efectiva de prevenir la propagación de infecciones, pero no es el único medio. Los recordatorios amistosos recorrerán un largo camino para garantizar que el personal y los pacientes estén a salvo.