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El informe de cuentas por cobrar (A / R) está diseñado para analizar el estado financiero de la oficina médica . El objetivo del informe de A / R es categorizar las cuentas por cobrar de la oficina médica de acuerdo con el tiempo que las cuentas de los pacientes están pendientes. El envejecimiento, o el número de días pendientes, de las cuentas de los pacientes, es importante para identificar qué cuentas no se pagan actualmente y deben resolverse.

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Objetivos claves

Los objetivos clave de un informe de A / R son:

• Monitoreo: El informe de A / R es una herramienta de administración importante que le permite a la oficina médica monitorear los indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar procesos y actividades, tomar decisiones comerciales importantes y mejorar el desempeño financiero.
• Análisis: el informe de auditoría permite a la gerencia analizar el desempeño de la oficina médica para identificar problemas potenciales que surgen, identificar la causa raíz de los problemas que existen y determinar la efectividad de los procesos y procedimientos actuales.
• Gestión: el informe de auditoría proporciona la información necesaria para gestionar eficazmente el personal y los procesos de la oficina médica con un enfoque y una dirección claros para alcanzar los objetivos y las metas de la organización.

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Monitoreo del Informe de A / R

El informe de A / R es una herramienta de gestión importante que permite a la oficina médica monitorear los indicadores clave de rendimiento (KPI) con el fin de evaluar procesos y actividades, tomar decisiones comerciales importantes y mejorar el rendimiento financiero. El monitoreo del informe de A / R proporciona una indicación de dónde se encuentra el consultorio médico en dos áreas principales:

1. Actividad de Facturación: El informe de A / R indicará qué se facturó y qué no se factura actualmente diariamente, semanalmente y mensualmente.
2. Efectividad de cobro: el informe de A / R indicará lo que se ha recaudado, lo que no se ha recaudado y lo que actualmente está obsoleto o no.

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Analizando datos de A / R

El informe de auditoría permite a la gerencia analizar el desempeño de la oficina médica para identificar problemas potenciales que surgen, identificar la causa raíz de los problemas que existen y determinar la efectividad de los procesos y procedimientos actuales. El análisis de datos de A / R le permite a la administración tomar decisiones críticas sobre cómo convertir efectivamente las cuentas de un estado impago a un estado pagado.

Actividad de facturación

Las reclamaciones de seguro deben facturarse dentro de los 3 días posteriores a la fecha de alta. Esta ventana de 3 días permite que se cree un reclamo para la facturación y proporciona tiempo para que el reclamo sea revisado y editado con exactitud. En ocasiones, las cuentas se guardan más de 3 días en espera de una revisión o información adicional antes de la facturación. Llevar un registro de la rapidez o lentitud con la que se envían las facturas a los pagadores de seguros proporciona una idea de las áreas que pueden requerir más atención.

Eficacia de la colección

Cuando el informe de AR indica que los ingresos no se han recaudado dentro de los 30 días de la fecha de alta del paciente, esta es una advertencia para la gerencia de que existe un riesgo para el estado financiero de la oficina médica. Las cuentas antiguas son cuentas de pacientes pendientes que tienen más de 30 días. El informe de A / R suele indicar cuentas antiguas con la siguiente información:

1. Nombre del pagador
   • BCBS
   • Comercial
   • HMO
   • Responsabilidad
   • Seguro de enfermedad
   • Seguro médico del estado
   • Auto pago
   • Comp de trabajadores
   • Otro
2. Orden de facturación
   • Primario
   • Secundario
   • Terciario
3. Número de días de envejecimiento después del alta
   • Días 0 - 30
   • Días 31 a 60
   • Días 61 - 90
   • Días 91 a 120
   • Días 121 a 150
   • Días 151 - 180
   • Días 180+

4. Total de dólares en circulación y porcentajes

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Administración basada en datos de A / R

El objetivo general de la administración de A / R es lograr el período de recopilación más corto posible. Para garantizar que el flujo de efectivo sea suficiente para una gestión eficaz, la oficina médica tiene la responsabilidad de maximizar su potencial de ingresos.

La administración de cuentas por cobrar involucra a casi todas las áreas de la oficina médica. El manejo exitoso de las cuentas por cobrar requiere una comprensión completa de cómo cada área o departamento se relaciona e influye en el ciclo de ingresos y el período de cobro de la I / D.

Resultados efectivos de seguimiento de cobros en la resolución rápida de las reclamaciones de su consultorio médico. El seguimiento de reclamaciones debe comenzar tan pronto como 7 a 10 días después de que su reclamo haya sido enviado para su pago. Los esfuerzos inmediatos para que se paguen los reclamos no solo reducirán los días de sus cuentas por cobrar, sino que también aumentarán el flujo de efectivo.

Una dotación de personal adecuada con una adecuada capacitación en cobranzas proporcionará el resultado deseado en la fase de cobranza del ciclo de ingresos. El personal de la oficina médica debe conocer los pasos fundamentales necesarios para un seguimiento eficiente de los reclamos de seguro.