5 componentes para controles internos efectivos

Prevenir y detectar la mala conducta de los empleados en su consultorio médico

Los controles internos se definen como un proceso diseñado para desalentar el fraude, salvaguardar los recursos de la compañía y garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos. Los controles internos solo son efectivos si están determinados por las necesidades específicas de la oficina médica, implementados, monitoreados y medidos para garantizar que funcionen según lo planeado.

El consultorio médico debe adoptar un enfoque proactivo para prevenir y detectar la mala conducta de los empleados mediante el establecimiento de una política con respecto a los controles internos. La prevención y la detección juegan un papel muy importante en cualquier proceso de control interno al minimizar un cierto nivel de riesgo.

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Prácticas de contratación

Contratar al mejor personal de la oficina médica es una forma efectiva de fortalecer un proceso de controles internos. Contratar personal que sea competente, confiable y confiable mediante la preselección exhaustiva de los candidatos es simplemente un buen sentido comercial. Las verificaciones de antecedentes y las comprobaciones de referencia son maneras fáciles de descartar cualquier manzana podrida e impedir que ciertas personas se postulen para el trabajo.

Aunque los empleadores anteriores no pueden proporcionar ninguna información que no sea el estado laboral y la elegibilidad para volver a contratar, puede solicitar que los solicitantes proporcionen información de contacto para supervisores anteriores o compañeros de trabajo para obtener información más detallada. Las verificaciones de antecedentes, incluidas las verificaciones de crédito, también brindan detalles sobre el historial personal del solicitante.

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2 -

Separación de tareas

Los deberes de separación previenen que un empleado tenga la responsabilidad de múltiples transacciones que involucran el manejo de las finanzas. Cada vez que un empleado tiene que manejar dinero, debe haber una persona que autorice ciertas transacciones, otra persona responsable del procesamiento y otra diferente para la conciliación y el mantenimiento de registros. Esto asegura que ninguna persona puede realizar ninguna tarea que no sea detectada o revisada por otra persona.

La separación de funciones dificulta la pérdida de cualquier cantidad de dinero, ya sea en el nivel de recepción o en el nivel administrativo de la oficina médica. Cuando los empleados saben que cada proceso es rastreado y monitoreado, fomenta la precisión y la honestidad en la realización de tareas.

3 -

Documentación

Cada transacción financiera debe tener un rastro de papel. La documentación no es solo la práctica de escribir o documentar acciones, sino también de conservar copias de todos los registros financieros, como las facturas y las remesas de pago. Los empleados deben saber que nunca realizarán una transacción en base a una solicitud verbal.

La documentación válida incluye los formularios oficiales de la oficina médica, el membrete o las facturas y debe autorizarse mediante firma, cuando sea necesario. Los cheques siempre deben tener una factura, al igual que los reembolsos, las transferencias de dinero o las contabilizaciones de pago. Solo se debe aceptar dinero en efectivo, nunca entregado a menos que se le devuelva el cambio al paciente. La conciliación de la caja de efectivo también debe documentarse al comienzo y al final de cada turno.

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Salvaguardias físicas y electrónicas

El uso de cajas fuertes, sistemas de alarma, cámaras y cerraduras puede ayudar al consultorio médico a proteger los datos, el inventario, los activos y el dinero.

1. Mantenga todas las cajas de efectivo, cheques y libros de recibos encerrados en una caja fuerte con acceso limitado por el personal de la oficina médica. Las combinaciones deben cambiarse regularmente.

2. Tener sistemas de alarma instalados después de horas hábiles y días no operacionales.

3. Se pueden colocar cámaras en cada entrada y salida, en la recepción y dirigidas a la caja fuerte.

4. Mantenga las puertas de la sala de suministros y / o el gabinete de la farmacia bloqueadas en todo momento y solo permita el acceso a ciertas áreas según sea necesario.

Las protecciones electrónicas incluyen el uso de contraseñas y la restricción de acceso solo al personal autorizado.

5 -

Operaciones de monitoreo

Cualquier proceso de control interno estaría incompleto sin una forma de supervisar las operaciones. La supervisión de los controles internos implica revisar las operaciones diarias para garantizar que los procesos funcionen correctamente.

1. Conciliación de efectivo

2. Auditoría de cuentas o cartas

3. Verificación mediante la comparación de informes

4. Controles de inventario regulares

Es esencial estar al tanto de todos los procesos, pero ante todo un gerente de consultorio médico debe:

1. Establecer reglas y objetivos

2. Comuníquelos a todo el personal

3. Proporcione comentarios regularmente