Cómo ser claro y conciso
Con planificación y cuidado, el gerente de la oficina médica puede aumentar la eficiencia y la efectividad a través de técnicas y prácticas de comunicación exitosas. La comunicación es una de las herramientas más importantes en cualquier relación, ya sea personal o profesional. En la oficina médica, las comunicaciones claras entre el personal son esenciales para garantizar la calidad de la atención de los pacientes.
La comunicación es bidireccional
Para que la comunicación se complete, debe haber ideas o información para compartir, alguien para dar la información o idea, y alguien que recibirá la información.
La comunicación es lo mejor cuando es recíproco, lo que significa que las ideas y la información se comparten entre las dos personas, con cada intercambio y toma y recepción. Cuando la comunicación es unilateral, la posibilidad de falta de comunicación o malentendido es alta, y esto conduce a expectativas no satisfechas y resultados pobres.
En una relación, la mayoría de las veces regresamos y nos disculpamos por cualquier malentendido y lo intentamos de nuevo. Pero en una oficina médica, la falta de comunicación puede ser costosa tanto física como financieramente. Los estudios entre los líderes más efectivos muestran que la comunicación es la habilidad más importante que un gerente o líder puede poseer y usar.
Comunicación efectiva en la oficina médica
Comunicar la información más clara y concisa es crucial.
Ya sea en una comunicación escrita, a través de un correo electrónico de oficina , interacción uno a uno, o en un entorno de grupo, es importante seguir con el tema en cuestión y no desviarse del tema. Usar el enfoque del periodismo de los cinco W y H ayudará a mantener el enfoque en el tema:
- Quién: ¿Quién necesita que se comparta la información? ¿A quién afectará esta información? ¿Quién es o será responsable?
- Qué: ¿Qué pasos se deben tomar? ¿Qué resultado se desea? ¿Qué recursos se necesitan para completar el proceso o proyecto? ¿Cuáles son las circunstancias que afectan directamente a este asunto?
- Por qué: ¿ Por qué es esto importante? ¿Por qué está incluida la persona que recibe esta información?
- Dónde: ¿Dónde tendrá lugar el evento, la reunión y el trabajo? ¿Dónde están los materiales o datos necesarios para completar el proyecto?
- Cuándo: ¿ Cuándo es la reunión? ¿Cuando es la fecha límite? ¿Cuándo se solicita retroalimentación o progreso?
- Cómo: ¿cómo se medirá el éxito? ¿Cómo se evaluará el rendimiento? ¿Cómo se completará la finalización?
Sea claro y conciso - Elimine Chatter and Fluff
Estas son solo algunas preguntas que pueden abordarse para mantener la información clara y concisa. Otra buena regla empírica al dirigirse a los demás es: "Di lo que quieres decir y sé lo que dices".
Cuando otros saben que usted brinda información y comentarios significativos, es más probable que escuchen atentamente y consideren su intercambio con respeto. Un gerente que cotillea, charla incesantemente sobre asuntos no comerciales o se desvía del tema durante las reuniones será menos efectivo porque sus empleados comenzarán a desconectarse de la "pelusa". Si bien es importante tener una relación de trabajo con sus compañeros de trabajo y empleados, es igualmente importante tener conocimiento profesional.
Comentarios - Escucha activa
La retroalimentación es otra parte importante de la comunicación efectiva. Escuchar comentarios ayudará a todas las partes a comprender. Una técnica llamada "escucha activa" es una herramienta útil para garantizar que la comprensión sea completa. En esta técnica, el oyente reformulará la información que escucharon en sus propias palabras. Si esta información es correcta, el intercambio está completo, si no es así, el remitente de la información puede corregir cualquier malentendido en este momento. Este intercambio toma solo un poco más de tiempo y es una herramienta eficiente para crear responsabilidad porque todos los involucrados en el intercambio saben que las expectativas fueron claras y entendidas.
Los beneficios de una comunicación clara en el consultorio médico
Una comunicación clara y efectiva ahorra tiempo, dinero y molestias. Cuando todas las partes entienden lo que se necesita, se espera y se acepta, el progreso es más cierto. Cuando todas las partes entienden por qué algo es necesario, se sienten respetados. Cuando se intercambian ideas y se consideran comentarios, todas las partes se sienten incluidas e importantes para el proceso. Estos sentimientos de inclusión e importancia son cruciales para la moral de la oficina y el éxito general de la práctica.