La comunicación electrónica es cada vez más popular en estos días que las llamadas telefónicas, el correo "caracol" y, incluso en algunos casos, las reuniones cara a cara. En cualquier entorno profesional, incluido el consultorio médico, es importante tener en cuenta varias cosas al enviar correos electrónicos a compañeros de trabajo, pacientes, médicos, hospitales, proveedores u otros profesionales.
Las personas pasan una gran parte de su día abriendo y leyendo correos electrónicos.
El tiempo valioso no debe desperdiciarse en correos electrónicos ineficaces y sin importancia. El mismo profesionalismo que usaría en el teléfono, correspondencia por correo o cara a cara también debería expresarse en un correo electrónico. Recuerde siempre que un correo electrónico es una forma de comunicación y que la única manera que importa es la forma en que el receptor interpreta el mensaje.
Antes de crear y enviar un correo electrónico, hágase varias preguntas.
- ¿El correo electrónico es la mejor forma de comunicación para la información que estoy enviando?
- ¿Es profesional?
- ¿Es compatible con HIPAA?
- ¿Me representa con precisión a mí y al consultorio médico?
Etiqueta de etiqueta de correo electrónico n.º 1
Piensa en el contenido de tu mensaje antes de presionar ENVIAR . Asegúrese de que el correo electrónico sea la forma de comunicación adecuada para su mensaje en lugar de una llamada telefónica o una reunión. Tenga en cuenta que el contenido debe reflejar la imagen y el nivel de profesionalidad que se espera de su consultorio médico.
No envíe, envíe ni responda ningún correo electrónico que contenga naturaleza obscena, ofensiva, difamatoria, difamatoria, racista o sexual. Las sanciones pueden ser severas para usted y la Oficina Médica.
Regla de Etiqueta de Correo Electrónico # 2
Use la gramática, la puntuación y la ortografía adecuadas. Una vez más, su mensaje es un reflejo de su consultorio médico.
Además, asegúrese de mantener el mensaje conciso y utilizar el diseño adecuado para su mensaje, lo que hace que sea más fácil de leer. Revise su correo electrónico antes de presionar ENVIAR .
No use TODO MAYÚSCULAS ya que esto se considera gritar o gritar en el mundo en línea. Use negrita o cursiva para enfatizar una palabra o frase. Además, evite el uso de fuentes extrañas o extrañas, ya que esto hace que su correo sea más difícil de leer.
Etiqueta de etiqueta de correo electrónico n.º 3
Asegúrese de que el correo electrónico se envíe a los destinatarios correspondientes. La información en una oficina médica, especialmente relacionada con la información del paciente, debe compartirse solo sobre la base de la necesidad de conocerla. Además, considere que las personas pueden considerar información no relevante para ellos como "correo no deseado".
No discuta información personal y confidencial ni adjunte archivos de pacientes en un correo electrónico. Use números de cuenta del paciente o números de registros médicos para aconsejar a alguien que revise la cuenta. Su información debe anotarse allí.
Etiqueta de etiqueta de correo electrónico n.º 4
Responda correos electrónicos profesionales dentro de las 24 horas cuando sea posible. Si eso no le da suficiente tiempo, al menos responda para decir que recibió el correo electrónico y se comunicará con él lo antes posible.
No responda a mensajes no deseados o solicitudes para suscribirse / cancelar suscripción.
Esto solo generará más spam que inundará su correo electrónico comercial.
Etiqueta de etiqueta de correo electrónico n.º 5
Mantenga las emociones fuera de los correos electrónicos. Sé educado y profesional. Sepa con quién puede ser informal después de que haya transcurrido el tiempo suficiente para desarrollar ese tipo de relación.
No diga nada en un correo electrónico del que pueda arrepentirse más tarde. Tenga cuidado al enviar o responder un correo electrónico enojado. Nunca haga comentarios personales sobre otra persona, haga comentarios que puedan ofender a alguien o decir algo que no diría en persona.
Etiqueta de etiqueta de correo electrónico n.º 6
Mantenga el humor, los chistes y la ironía al mínimo. Las intenciones a menudo se "pierden en la traducción" en los correos electrónicos y es posible que las personas no siempre capten la broma.
Piénselo desde la perspectiva del destinatario.
No envíe, reenvíe o responda cadenas de letras. No es un comportamiento profesional y algunas personas lo ven como correo no deseado. Recuerde que cualquier contenido que envíe debe reflejar la imagen y el nivel de profesionalismo que se espera de su consultorio médico.