Una de las tendencias de más rápido crecimiento en el cuidado de la salud es el uso de un análisis de calidad para mejorar las finanzas. Los gerentes de consultorios médicos se enfrentan a muchas dificultades debido a los cambios constantes en los estándares de facturación y codificación y los requisitos de TI. Puede ser todo un desafío para el gerente mantenerse al tanto de tantos cambios, especialmente en una oficina pequeña con personal limitado. No tienes que ir solo. Una opción es contratar un analista de calidad a tiempo completo o por contrato para recomendar objetivos, mejoras de procesos y cómo medirlos.
Responsabilidades del Analista de Calidad
Un analista de calidad es un emisor y / o codificador médico experimentado que lleva a cabo auditorías de desempeño en la oficina médica específicamente relacionadas con la facturación y las cuentas por cobrar . El analista de calidad tiene muchas responsabilidades, pero el objetivo principal es mejorar los procesos y acortar los tiempos del ciclo de ingresos.
De acuerdo con HFMA (Healthcare Financial Management Association), el promedio nacional de días de cuentas por cobrar (A / R) es 44.5. Si sus días de A / R son mayores a 60, su consultorio médico podría beneficiarse significativamente de la contratación de un analista de calidad.
Puede emplear un analista de calidad a tiempo completo o en un contrato según sea necesario.
Recomienda objetivos de mejora del rendimiento
¿Cuáles deberían ser sus objetivos para mejorar el rendimiento financiero de su consultorio médico? El analista de calidad puede ver sus procesos y actuaciones y hacer recomendaciones.
- Aumentar el total de cobros en efectivo de forma consistente al mejorar los procesos de asesoramiento financiero, registro, admisión, facturación y cobranza.
- Aumente la satisfacción de los empleados y reduzca la rotación brindando incentivos y aumentando los salarios.
- Aumente las recaudaciones por adelantado brindando capacitación exhaustiva al personal de registro, implementando verificaciones de seguro del 100 por ciento y proporcionando estimaciones de pago para cada paciente en cada punto de acceso desde la programación hasta el alta hasta que se realicen los pagos o los arreglos de pago.
- Reduzca los días totales de alta, no facturados, el vencimiento de los días de cuentas por cobrar, los cargos por demora, las cancelaciones de deuda incobrable y las tasas de denegación.
Identificar oportunidades para entrenamiento y desarrollo
¿Qué educación y capacitación adicional necesita su personal para estar al día con las nuevas reglamentaciones, directrices y procesos? Los facturadores y codificadores también pueden encontrar difícil encontrar tiempo para leer todas las actualizaciones nuevas. Usted tiene opciones sobre cómo puede proporcionar esto para su personal.
- Proporcionar ayudas de trabajo u otras herramientas de soporte de rendimiento para aumentar el rendimiento del personal, incluidos los guiones de colecciones, los manuales de facturación específicos del pagador, las plantillas para determinar las estimaciones de los pacientes y otros.
- Desarrollar o modernizar los procesos de capacitación de nuevos empleados
- Programe sesiones de capacitación o días para el personal que no cumpla con las expectativas en áreas específicas mediante el uso de un equipo de entrenadores dedicados.
- Aliente y planifique el entrenamiento cruzado entre las diferentes tareas del trabajo para evitar lapsos o retrasos que afecten las cobranzas en efectivo.
- Programe reuniones del equipo del ciclo de ingresos cada dos semanas hasta que se cumplan los objetivos de mejora del rendimiento.
- Aliente a los empleados a asistir a conferencias, seminarios web y sesiones educativas en línea para mejorar la base de conocimientos sobre el ciclo de ingresos.
Sugerir actividades de mejora de procesos
¿Cómo puede mejorar sus procesos una vez que encuentre las debilidades y las fuentes de error y las oportunidades perdidas? El analista de calidad puede hacer recomendaciones.
- Establezca procesos continuos de mejora de la calidad para identificar errores y prácticas de facturación inexactas, incluida la investigación de reclamos rechazados, reclamos rechazados y reclamos mal pagados.
- Crea un plan de acción correctivo una vez que se hayan identificado los errores.
- Priorice las áreas que muestran la mayor necesidad de mejora.
- Manténgase a la vanguardia de los cambios de la industria al mantenerse informado.
- Use el personal de TI de manera efectiva para realizar la transición hacia procesos más automatizados, mejorar el flujo de trabajo y mejorar la eficiencia operativa.
- Externalice cuentas difíciles de cobrar, tales como el pago por cuenta propia y las reclamaciones de responsabilidad civil para aliviar al personal y centrarse en las cuentas de seguros.
- Desarrolle un estándar para medir el desempeño basado en calidad y producción.
Medida de rendimiento
Si no mide, no sabrá si sus esfuerzos de mejora han sido efectivos. Sus objetivos deben ser mensurables y debe establecer procesos de medición.
- Eficiencia: se refiere a qué tan bien se utilizan el tiempo y el esfuerzo para realizar tareas laborales
- Eficacia: se refiere a la precisión o la totalidad de las tareas
- Puntualidad: se refiere a si el trabajo se está realizando dentro del marco de tiempo deseado.
- Productividad: se refiere al valor de la producción del trabajo realizado o los ingresos que resultan del trabajo realizado. Calidad: Se refiere al grado en que el trabajo realizado cumple con los estándares, requisitos y expectativas.