La recepción de un consultorio médico puede ser un lugar muy concurrido. El personal de recepción es esencial para el buen funcionamiento de la oficina médica. El personal de recepción generalmente está formado por recepcionistas y / o asistentes médicos y, dependiendo del tamaño del consultorio médico, una persona puede ser ambas. Dejando a un lado los deberes clínicos, la recepción es responsable de cinco tareas administrativas:
- Saludo a pacientes
- Contestando y administrando el teléfono
- Programar citas
- Comunicación entre oficinas
- Correspondencia externa
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Saludo PacientesSaludar a los pacientes no se trata solo de lo que dices, sino también de cómo interactúas con los pacientes. La recepción es responsable de hacer que los pacientes se sientan bienvenidos.
La recepción es la primera impresión que recibe un paciente cuando llama o visita la práctica médica. Es importante que la recepción brinde un servicio al cliente excepcional y sea una representación positiva de la práctica médica.
Aquí hay otras formas de saludar a los pacientes:
- Contesta el teléfono mientras se mantiene una forma cortés y consistente usando la etiqueta telefónica adecuada
- Mantiene el área de recepción limpia y organizada
- Registra nuevos pacientes y actualiza los datos demográficos existentes del paciente recopilando información detallada del paciente, incluida información personal y financiera
- Facilita el flujo de pacientes al notificar al proveedor de la llegada de los pacientes, al ser conscientes de los retrasos y al comunicarse con los pacientes y el personal clínico
- Responde de manera cortés a los pacientes, posibles pacientes y consultas de los visitantes
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Administra el teléfonoAunque contestar el teléfono de manera educada y consistente es una forma de saludar a los pacientes, no es el único deber de las responsabilidades telefónicas de la recepción. La recepción tiene la responsabilidad de recibir todas las llamadas entrantes y también realizar llamadas salientes cuando sea necesario.
- Llamadas entrantes: las llamadas entrantes consisten en llamadas de pacientes, agentes de telemercadeo, representantes farmacéuticos, otros médicos y más. La recepción debe utilizar la etiqueta telefónica adecuada cuando administre los teléfonos utilizando estas habilidades de comunicación: sea un oyente activo, tenga buenos modales telefónicos, realice llamadas de pantalla, use tacto, haga preguntas y mantenga la confidencialidad.
- Llamadas salientes: A veces, la recepción puede tener que realizar llamadas salientes para hablar sobre una cita con el paciente, hacer citas o derivaciones externas o solicitar suministros. Como representante de la oficina médica, es tan importante usar la etiqueta telefónica adecuada.
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Programar citasLa programación efectiva es necesaria para una excelente experiencia del paciente y un flujo sin problemas del paciente. La mayoría de las oficinas médicas utilizan software de programación que hace que programar citas sea simple y fácil. Sin embargo, la recepción debe ser capaz de completar las cancelaciones o las ausencias y ser eficientes en la comunicación de los cambios en el horario a los pacientes y los médicos.
4 -
Comunicación entre oficinasLa recepción de la oficina médica es como un centro de comunicación. La mayoría de las comunicaciones entre oficinas pasan por la recepción, especialmente cuando involucran tareas administrativas relacionadas con el paciente.
Comunicar la información más clara y concisa es crucial. Ya sea en una nota, una comunicación escrita, a través de un correo electrónico interno de la oficina, interacción uno a uno, o en un entorno grupal, es importante apegarse al tema en cuestión y no desviarse del tema.
Algunas habilidades básicas necesarias para una efectiva comunicación entre oficinas incluyen:
- La etiqueta de teléfono
- Servicio al cliente
- Palabra básica y programas de excelencia
- Gestión del tiempo
- Habilidades de organización
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Comunicacion externaLa comunicación externa implica comunicarse potencialmente con proveedores, otras prácticas médicas, compañías de seguros y otras empresas. Esto puede requerir hacer llamadas salientes, escribir cartas profesionales, enviar faxes y enviar cartas por correo.
El conocimiento de los procedimientos de oficina generalmente se obtiene de un certificado o título de Asociado en un programa de negocios que incluye procesos y procedimientos administrativos, procesamiento de reclamos, preparación de cuadros de pacientes y habilidades básicas de informática. Las habilidades básicas de asistente administrativo y poder operar adecuadamente el equipo de oficina son importantes para el éxito de la oficina.