Proceso, costo y derechos de los pacientes
Revisar sus registros médicos es su derecho, y es una buena idea hacerlo cada vez que visita a un médico. A menos que esté en un sistema de atención médica que le dé acceso a su historia clínica electrónica, deberá solicitar copias de su historia clínica.
De acuerdo con la ley federal, usted tiene derecho a obtener copias de la mayoría de sus registros médicos, ya sean copias en papel o registros electrónicos de salud .
Las notas de los médicos , los resultados de las pruebas médicas , los informes de laboratorio y la información de facturación se le deben entregar si lo solicita correctamente.
La ley federal que aborda el acceso a nuestros registros médicos se llama HIPAA (HIP-a) pronunciada, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico. Estas reglas en su mayoría abordan los problemas de privacidad, pero son tan extensas que muchos proveedores de atención médica todavía están confundidos acerca de cómo hacer que se cumplan. Esa confusión a veces hace que sea difícil para usted obtener sus registros, incluso cuando tiene derecho a ellos.
Quién puede solicitar sus registros médicos
Si desea obtener copias de sus registros médicos, entonces:
- Debe ser el paciente o el padre o tutor del paciente cuyos registros se están solicitando.
- Si usted no es el paciente, el padre o el tutor, debe obtener un permiso por escrito del paciente, a veces utilizando el formulario que el proveedor le brinda. Los cuidadores o defensores pueden acceder a los registros si el paciente ha otorgado un permiso por escrito al proveedor.
- El Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. Proporciona buena información de antecedentes para comprender quién puede o no tener acceso a los registros de un paciente.
Muchos pacientes creen que ellos o sus designados son las únicas personas que pueden obtener copias de sus registros. De hecho, hay muchos otros que pueden obtener acceso a sus registros médicos sin su permiso.
¿Qué proveedores de atención médica tienen sus registros médicos?
Los proveedores, incluidos los médicos, hospitales, laboratorios y otros profesionales médicos deben conservar la mayoría de los registros médicos para adultos durante seis años o más, aunque esto varía según el estado en que se almacenan los registros. En la mayoría de los estados, los registros de los niños deben mantenerse de tres a 10 años después de los 18 o 21 años. Si busca registros más antiguos, comuníquese con el proveedor para ver si están disponibles.
- Los proveedores deben compartir cualquier nota o registro que hayan creado ellos mismos o cualquier resultado de prueba para el que tengan copias. También se les exige que compartan cualquier información que otros médicos les proporcionen sobre usted si esa información se usó para el diagnóstico y / o tratamiento que se discutió con usted.
- Los registros de pruebas de laboratorio de diagnóstico para pruebas tales como análisis de sangre, tomografías computarizadas, rayos X, mamografías u otros, se deben solicitar al médico que los ordenó, o a su médico de atención primaria. Sin embargo, a partir de 2014, puede solicitar estos resultados directamente desde el laboratorio.
- Si busca registros o registros hospitalarios de cualquier otro centro médico, querrá solicitarlos directamente en ese centro.
Registros que los proveedores no tienen que compartir con usted
Tenga en cuenta que se le puede negar el acceso a algunos registros, generalmente relacionados con registros de salud mental.
Si un proveedor cree que dejar que revise sus registros médicos puede poner en peligro su salud física, su solicitud puede ser rechazada. No pueden negarle el acceso solo porque creen que se sentirá molesto a menos que crean que ese malestar lo conducirá a un intento de hacerse daño físico. Si se rechaza, el proveedor debe dejarlo en claro por escrito.
Estos tipos de registros y circunstancias incluyen:
- Notas de psicoterapia
- Información compilada para su uso en una demanda
- Registros que no están en un conjunto de registros designado
- Registros que pueden poner en peligro la vida y la seguridad
- Si el registro incluye la mención de otra persona y su acceso al registro puede causar daño a esa persona
- Si el registro tiene información de una fuente prometida confidencialidad y su solicitud revelaría esa fuente
- Si está en prisión y solicita sus registros de la institución correccional y la divulgación del registro puede tener un impacto negativo en la seguridad, la salud, la custodia o la rehabilitación de usted, de otros reclusos o de empleados correccionales
- Si la información que está solicitando es parte de un proyecto de investigación y usted consintió en que los registros no se divulgarían mientras el proyecto todavía está en progreso, es posible que no pueda obtener ese registro hasta que se complete el proyecto.
¿Cuánto cuesta obtener sus registros?
Es posible que deba pagar las copias de los registros médicos que desea que se entreguen en papel, por fax o en medios electrónicos. El precio variará debido a varios factores . Pero solo tiene que pagar un cargo razonable por proporcionar el registro. Aún puede recibir su registro si no ha pagado los servicios médicos provistos.
Cómo solicitar sus registros médicos
La mayoría de las prácticas y las instalaciones le piden que complete un formulario para solicitar sus registros. Llame a la oficina del proveedor y solicite una copia del formulario. Deben poder entregárselo por fax, correo electrónico o correo postal, o puede recogerlo en el consultorio del médico.
Si el consultorio del médico no tiene un formulario específico, puede escribir una carta para hacer su pedido. Incluya esta información:
- Su nombre, incluido su apellido de soltera (si corresponde)
- Número de seguridad social
- Fecha de nacimiento
- Dirección y número de teléfono
- Dirección de correo electrónico
- Registro (s) que se solicita
- Fecha (s) de servicio (meses y años bajo el cuidado del médico)
- Firma
- Opción de entrega (recogida, fax, correo electrónico, etc.)
¿Qué pasa si su médico ya no está en práctica?
Los médicos no se quedan en la práctica para siempre. Al igual que el resto de nosotros, cambian de trabajo, se retiran, se mudan o incluso mueren. Los pasos a seguir para obtener sus registros médicos dependen de lo que sucedió con la práctica y los registros de su médico después de que se fueron.
Práctica aún en funcionamiento: si su médico se fue, pero la práctica todavía está en funcionamiento, sus registros deberían estar disponibles a través de la práctica. Siga el mismo protocolo para solicitar sus registros médicos como si el médico todavía estuviera trabajando en esa práctica.
Si la práctica se vendió : Si la práctica de su médico se combinó con otra práctica o la adquirió, entonces la nueva entidad de práctica aún conservará sus registros. Esto se aplica incluso si su médico ya no está allí o si un grupo de médicos compró la práctica. Siga el mismo protocolo para obtener sus registros médicos como si el médico todavía estuviera trabajando allí.
Si la práctica se cierra : Si la práctica de su médico se cierra y ya no está en el negocio, tiene tres recursos posibles:
- Primero, contacte a su sociedad médica local . Puede buscar el número de teléfono en línea o en la guía telefónica. También puede encontrar la información de contacto que necesita a través de la sociedad médica de su estado. Alguien de la sociedad médica debería poder informarle qué fue de la práctica de su médico. Es posible que puedan averiguar dónde se encuentran los registros del médico. También pueden decirle cómo obtener copias de registros médicos si el procedimiento varía según la práctica habitual.
- Si su sociedad médica local no cuenta con la información que necesita, comuníquese con la asociación estatal de la sociedad médica . Una vez más, una búsqueda de la asociación de su estado debería darle resultados.
- Finalmente, si ninguna de estas posibilidades funciona, contacte a los hospitales en su área. Los médicos deben pasar por un proceso formal para obtener privilegios para tratar a los pacientes en un hospital, y muchos doctores lo hacen en algún momento de su carrera. Puede ponerse en contacto con un departamento como cirugía, medicina interna o recursos humanos. Ellos pueden saber dónde están guardados los registros de sus pacientes tratados o pueden dirigirlo al departamento correspondiente.
Tenga en cuenta que cuando sus registros se hayan guardado en otro lugar, será difícil recuperarlos a menos que se encuentren entre la minoría de registros que ya se han transferido a un registro de salud electrónico. Por esa razón, muy probablemente se le cobrará por las copias que desea.
Qué sucede después
Una vez que haya realizado la solicitud, es posible que deba esperar un tiempo antes de obtener los registros. Las leyes estatales regulan qué tan rápido deben entregarse esos registros a un paciente. En algunos estados, se le dará acceso para revisarlos en el consultorio del médico de inmediato, pero es posible que deba esperar entre 10 y 60 días para obtener sus propias copias. Otros estados requieren acceso dentro de los 30 días. Esos plazos pueden ampliarse algunas veces si las circunstancias lo justifican.
¿Qué sucede si se le niega el acceso a sus registros?
Existen protocolos y sistemas de quejas a seguir si se le niega el acceso o copias de sus registros médicos. Siga estos pasos si cree que su negación no fue apropiada.
Si encuentra algo mal con sus registros médicos
Una vez que haya obtenido copias de sus registros, asegúrese de revisarlos cuidadosamente . Si encuentra errores, querrá corregirlos inmediatamente para asegurarse de que no puedan afectar ningún diagnóstico o tratamiento futuro que pueda recibir. Tiene derecho bajo HIPAA a solicitar que sus registros médicos o de facturación sean enmendados para corregir información inexacta o incompleta. Los proveedores generalmente acuerdan corregir las inexactitudes de los hechos. Pero si se trata de una diferencia de opinión, su proveedor no está obligado a modificar el registro. Si no se concede su solicitud de enmienda, HIPAA le permite agregar una declaración de desacuerdo a su registro.
Una palabra de
Saber lo que está en su registro médico es parte de tomar un rol activo en su cuidado de la salud. Si tiene acceso electrónico a su registro médico, asegúrese de revisarlo después de cada cita, visita de atención médica o tratamiento. Además de darle información sobre su salud, es una oportunidad para aclarar errores o para discutir cualquier cosa que no esté clara con su médico.
> Fuentes:
> Programa CLIA y regla de privacidad HIPAA; Acceso de los pacientes a los informes de prueba, regla final, registro federal vol. 79, No. 25, 6 de febrero de 2014.
> Sus registros médicos. Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. https://www.hhs.gov/hipaa/for-individuals/medical-records/index.html